Contact opnemen

Oplossingen

Wat er verandert, per situatie.

Per gebied: wat er nu met de hand gaat, en hoe het loopt wanneer het proces goed staat. Herken je er een, dan is dat het proces om mee te beginnen.

Bespreek je proces

Instroom

Aanvragen en leads

Hoe het vaak gaat

  • Aanvragen komen binnen via formulier, mail, telefoon en WhatsApp door elkaar
  • Iemand zet ze met de hand door naar de juiste persoon
  • Bij drukte of vakantie blijft er iets liggen zonder dat iemand het ziet

Wat er verandert

  • Alles komt via één route binnen en wordt automatisch gecontroleerd
  • Elke aanvraag krijgt meteen een eigenaar en een termijn
  • De aanvrager weet direct dat het is aangekomen, en wat er nu gebeurt
  • Blijft iets te lang staan, dan wordt dat zichtbaar

Verkoop

Offertes en opdrachtbevestiging

Hoe het vaak gaat

  • Gegevens worden overgetypt van aanvraag naar offerte naar opdracht
  • Versies leven in mailboxen en op bureaubladen, en opvolging staat nergens vast

Wat er verandert

  • Klant- en opdrachtgegevens stromen door zonder overtypen
  • Documenten komen op een vaste plek te staan, met één actuele versie
  • Opvolgmomenten staan klaar bij een eigenaar in plaats van in iemands hoofd

Backoffice

Administratie en facturatie

Hoe het vaak gaat

  • Dezelfde gegevens worden in meerdere systemen bijgehouden
  • Uren en materiaal van buiten worden achteraf overgetypt
  • Wat niet op de bon staat, wordt niet gefactureerd

Wat er verandert

  • Gegevens worden op één plek vastgelegd en van daaruit gedeeld
  • Terugkerende administratie wordt automatisch voorbereid en staat klaar ter controle
  • Afwijkingen worden gesignaleerd op het moment dat ze ontstaan

Buitendienst

Planning en werk op locatie

Hoe het vaak gaat

  • De planning staat in een spreadsheet naast het echte systeem
  • Een wijziging gaat per appje naar de monteur en wordt soms gemist
  • De werkbon komt 's avonds terug, of pas vrijdag

Wat er verandert

  • Planning en uitvoering werken op dezelfde gegevens
  • Een wijziging bereikt automatisch wie er die dag op staat
  • De monteur ziet adres, contactpersoon en historie voordat hij rijdt
  • De spreadsheet mag blijven, maar dan als afgeleide en niet als bron

Sturing

Rapportage en overzicht

Hoe het vaak gaat

  • Cijfers worden maandelijks met de hand bij elkaar geknipt
  • Iedere afdeling heeft een eigen versie van de waarheid, en tegen de tijd dat het overzicht klaar is, is het verouderd

Wat er verandert

  • Gegevens uit verschillende bronnen komen samen op één plek
  • Rapportages worden automatisch samengesteld en verstuurd
  • Definities liggen vast, zodat cijfers over de maanden heen vergelijkbaar blijven

Klantcontact

Klantcommunicatie en opvolging

Hoe het vaak gaat

  • Bevestigingen en herinneringen gaan per klant met de hand
  • De toon en het moment verschillen per medewerker
  • Wat er precies is afgesproken, staat in iemands mailbox

Wat er verandert

  • Standaardberichten gaan automatisch, op vaste momenten
  • Standaardopvolging loopt automatisch; persoonlijke gesprekken blijven persoonlijk, en wat er is afgesproken staat bij de klant in plaats van bij de medewerker

De eerste stap

Laat zien hoe het nu gaat. Wij maken er een werkend proces van.

Eén proces is genoeg om mee te beginnen. Zo ziet dat er van begin tot eind uit.

  • Je laat zien welk proces nu tijd kost, in je eigen woorden
  • Wij brengen de stappen, de systemen en de overdrachten in kaart
  • We koppelen wat er al staat en automatiseren het terugkerende werk
  • Je krijgt een werkend proces, en weet precies hoe het draait

Niet elk systeem laat zich even eenvoudig koppelen. Welke route jouw situatie vraagt, hoor je voordat er iets wordt afgesproken.

Herken je een van deze situaties?

Noem het proces dat het meeste tijd kost. Dan brengen we in kaart waar het werk blijft liggen en hoe de systemen eromheen te verbinden zijn.

Bespreek je proces

Liever bellen of mailen? 06 27035280 · [email protected]