Procesautomatisering · Systeemkoppelingen · Praktische AI
Van losse systemen
naar één werkend proces.
We koppelen de software die je al gebruikt en automatiseren het werk ertussen. Informatie komt direct op de juiste plek terecht en opvolging gebeurt zonder dat iemand eraan hoeft te denken.
- Gebouwd rond je bestaande software
- Minder overtypen, minder naloopwerk
- Van analyse tot livegang
Binnenkomend werk
- Formulier
- Telefoon
Proceslaag
- Controleren
- Routeren
- Vastleggen
Je eigen systemen
- CRM
- Planning
- Administratie
- Facturatie
Je houdt de systemen die je hebt: Exact, AFAS, Simplicate of HubSpot bijvoorbeeld. Het overtypen ertussen verdwijnt.
Waar het meestal vastloopt
De meeste knelpunten zitten niet in de software, maar in de overdracht ertussen.
Gegevens gaan met de hand van het ene systeem naar het andere
Wat in de mailbox of het ene pakket staat, wordt overgetypt in het volgende. Elke overdracht kost tijd en levert verschillen op.
Een order die zowel in de planning als in de facturatie handmatig wordt ingevoerd.
Aanvragen en taken blijven liggen zonder dat iemand het merkt
Werk komt binnen bij één persoon of één postvak. Is die er niet, dan schuift het op zonder dat iemand het ziet.
Een wijziging in de planning die per appje naar de monteur gaat en soms niet aankomt.
Het proces loopt alleen door als iemand het blijft duwen
Controles, rapportages en opvolging hangen aan mensen die eraan denken. Bij drukte of vertrek staat de keten stil.
De maandelijkse rapportage die alleen klopt als één collega hem in elkaar zet.
Onze werkvolgorde
Niet meer techniek dan het probleem vraagt.
We lopen deze drie in volgorde af en stoppen zodra het knelpunt weg is. Soms is dat al bij de eerste.
Het proces zelf
Eerst kijken we of een stap overbodig is of nergens is vastgelegd. Dat scheelt werk voordat er iets gebouwd wordt.
Koppelen en automatiseren
Systemen wisselen gegevens rechtstreeks uit en vaste stappen verlopen elke keer hetzelfde. Wat nu wordt overgetypt, stroomt door.
AI waar regels tekortschieten
Vrije tekst, documenten en beoordelingen die zich niet in vaste regels laten vangen: samenvatten, gegevens uit een PDF halen, aanvragen classificeren.
Zie wat dit verandert bij aanvragen, planning, werk op locatie en facturatie
Voorbeeldworkflow
Zie hoe werk automatisch door je systemen beweegt.
Eén aanvraag, van binnenkomst tot ingeplande opvolging. Dezelfde zes stappen, met en zonder verbonden systemen.
Werkwijze
Van eerste gesprek naar werkend proces.
Begrijpen
We brengen het proces, de systemen en het gewenste resultaat in kaart, inclusief het bestandje dat iemand er zelf bij houdt.
Bouwen
We koppelen de systemen en automatiseren het werk dat nu met de hand gaat. In korte stappen, getest met echte gevallen uit je eigen proces.
Live
We leveren op, lopen het door met de mensen die ermee werken en leggen vast hoe het draait.
Wat er in elke opdracht standaard in zit
Gebouwd rond je bestaande software
Je huidige systemen zijn het uitgangspunt. Wat goed werkt, blijft staan.
Een afgebakende scope
Vooraf duidelijk welk proces we verbeteren en wat er wordt opgeleverd.
Zicht op het proces
Je ziet waar werk staat, wie ervan is en wat er is gebeurd.
Vastgelegd in gewone taal
Hoe het werkt en waarom het zo is ingericht, leesbaar voor wie er later naar kijkt.
De vragen die er vóór een opdracht toe doen.
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust, je krijgt een concreet antwoord.
Stel je vraagWerkt dit met de software die wij al gebruiken?
Dat is het uitgangspunt. Pakketten met een API of webhooks koppelen we rechtstreeks: Exact, AFAS, Simplicate, Moneybird, Teamleader of een CRM als HubSpot bijvoorbeeld. Zit daar iets tussen dat niet meewerkt, dan lopen er routes via export, e-mail of een tussenlaag. Welke route jouw situatie vraagt, hoor je voordat er iets wordt afgesproken.
Welke processen kunnen jullie automatiseren?
Werk dat regelmatig terugkomt en langs meerdere systemen of mensen gaat: aanvragen en offertes, orders en planning, terugkerende administratie en facturatie, rapportages, en de bevestigingen en opvolging eromheen. Op /oplossingen staat per gebied wat er verandert.
Hoe begint een traject?
Met een gesprek over één proces dat nu tijd kost. Daarna volgt een afgebakend voorstel: wat we oppakken, welk resultaat we willen bereiken en wat het kost.
Waar gebruiken jullie AI?
Bij vrije tekst, documenten en beoordelingen: samenvatten, gegevens uit een PDF halen, aanvragen classificeren. Heeft een stap een voorspelbare uitkomst, dan is gewone automatisering meestal eenvoudiger en beter te controleren. AI is dus een onderdeel van een proces, niet het uitgangspunt.
Hoe gaan jullie om met onze gegevens en toegang?
Met de minimale rechten die nodig zijn, op accounts van jouw bedrijf, niet op een privéaccount van ons. Per traject leggen we vast welke gegevens door welk systeem gaan en waar ze worden opgeslagen. Verwerken wij persoonsgegevens namens jou, dan hoort daar een verwerkersovereenkomst bij. Rechten die na oplevering niet meer nodig zijn, worden ingetrokken.
Welk proces kost bij jullie nu onnodig tijd?
Laat kort zien welk proces nu handmatig loopt. Je krijgt een concrete aanpak rondom de systemen die je al gebruikt.
Liever bellen of mailen? 06 27035280 · [email protected]